Обеспечение сохранности и государственный учет документов

Из отчета РГАСПИ за 2020 год

В 2020 году продолжалась работа по выявлению и описанию уникальных документов для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. По решению ЦЭПК Росархива  в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации было включено 2 документа:

1. В.И. Ульянов (Ленин). «Детская болезнь “левизны” в коммунизме (Опыт популярной беседы о марксистской стратегии и тактике)». Подлинник. Рукописный текст. Автограф. 27.04.1920 (основной текст рукописи); 12.05.1920 («добавление» к тексту) (Ф. 2. Оп. 1. Д.13717. ЛЛ. 1-108). Регистрационный номер в Государственном реестре уникальных документов Российской Федерации – 802.
   
   
2. Постановление Государственного комитета обороны № 10 «О добровольной мобилизации трудящихся Москвы и Московской области в дивизии народного ополчения». Подлинник. Машинописный и рукописный текст. Подписи В.М. Молотова, Г.М. Маленкова, Л.П. Берии, К.Е. Ворошилова, А.С. Щербакова, А.Н. Поскребышева – автографы. 4 июля 1941 г.  (Ф. 644. Оп. 2. Д.1. ЛЛ. 110-112). Регистрационный номер в Государственном реестре уникальных документов Российской Федерации – 803.

Всего на 01.01.2021 в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации внесено 40 документов РГАСПИ.

Проведена реставрация  374  ед.хр.  — 28 855 листов, в том числе 15 листов плакатов, 13 листов  гравюр, 1 карта).
Проведены переплет, подшивка и брошюровка 415 ед.хр.

Изготовлены 78 единиц хранения страхового фонда (91 771 кадр) на рулонной пленке на 1100 особо ценных дел и 73 фонда пользования (88 940 кадров) на рулонной пленке на 995 особо ценных дел с составлением актов технического состояния копий страхового фонда в установленном порядке.

В Центр хранения страхового фонда (г. Ялуторовск) отправлены 1745 единиц хранения страхового фонда на рулонной пленке (2 281 265 кадров), отснятых с 8063 дел.

Проведена проверка наличия и состояния 40 уникальных документов, 3 предметов из драгоценных металлов, являющихся приложением к архивным делам, и 188 музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней и предметов, в которые драгоценные металлы и драгоценные камни входят как составные части.

Проведена проверка наличия и состояния документов  77 776    ед. хр., в том числе 2 562 ед.хр. (209 589 лл.) с полистным просмотром.

Проведена проверка наличия музейных предметов из музейных коллекций —  7 956 музейных предметов.

Проводилась работа по оформлению итогов рассекречивания документов. Всего проставлены отметки о рассекречивании на обложках дел и в листах использования 18 447 ед.хр.

Подготовлено и выдано из хранилищ РГАСПИ пользователям и работникам архива 69 230 ед.хр., из них:

— 61 253 ед.хр. архивных дел (в т.ч. с полистной проверкой 9 999 ед.хр., во временное пользование 431 ед.хр.);

— 6 888  м/ф фонда пользования;

— 1 089 музейных предметов.

Продолжалась работа по выявлению архивных дел и музейных предметов, предположительно содержащих драгоценные металлы и камни. По результатам выявления были составлены  документы по установленной форме на 22 музейных предмета для предоставления их в Государственную инспекцию пробирного надзора Министерства финансов Российской Федерации на экспертизу, из них поставлено на специальный учет 14 музейных предметов.

Всего на 01.01.2021 по результатам экспертизы, проведенной Государственной инспекцией пробирного надзора, на основании полученных актов поставлено на специальный учет 3 предмета из драгоценных металлов, являющихся приложением к архивным делам, и 188 музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней и предметов, в которые драгоценные металлы и драгоценные камни входят как составные части.

Осуществлялось страхование архивных документов и музейных предметов при выдаче во временное пользование для экспонирования на выставках. Вопросы о признании архивных документов находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии рассматривались на заседаниях Реставрационного совета.

Обеспечивалось ведение комплекса учетных документов архива. По результатам научно-технической обработки документов, усовершенствования и переработки описей, устранения технических ошибок в учетных документах, реставрационных работ и рассекречивания документов на основании актов вносились изменения в соответствующие учетные документы.

Продолжалась работа по вводу информации, предусмотренной Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (утвержден приказом Росархива от 23.10.2000 № 64) по учетным данным в БД на основе ПК «Архивный фонд».  

Продолжалась работа по учету музейных предметов в соответствии с требованиями Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР (утвержденной приказом Министерства культуры СССР от 17 июля 1985 г. № 290):

— Проводилась работа по  учету музейных предметов и коллекций в книгах поступлений основного фонда, инвентарных книгах, научно-вспомогательном фонде

— Осуществлен ввод информации в БД в программе «КАМИС;

— Внесены изменения и дополнения в учетно-хранительскую документацию музейных коллекций по результатам сверки наличия; 

— Составлены внутренние описи к тематическим подборкам плакатов.